COMUNICAZIONE AZIENDALE AI SENSI DELL’ART. 5 D.LGS. N. 24/2023

In attuazione della Direttiva (UE) 2019/1937 è stato emanato il D.Lgs. n. 24 del 10 marzo 2023 riguardante “la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali” (a seguire “Normativa Whistleblowing”).

Nel rispetto della Normativa Whistleblowing, Luisa Via Roma S.p.A. (di seguito “Società”) ha attivato specifici canali di segnalazione interna e adottato una Procedura per la gestione delle segnalazioni (di seguito “Procedura Whistleblowing”).

Si rappresentano a seguire le informazioni necessarie per potere effettuare le segnalazioni nel rispetto della Normativa Whistleblowing e di quanto previsto dalla Procedura Whistleblowing in merito a queste ultime e, conseguentemente, per poter beneficiare delle relative forme di tutela.

CHI PUÒ SEGNALARE?

Le segnalazioni possono essere effettuate da chi rientra in una delle seguenti categorie di soggetti:

• dipendente, collaboratore;
• volontario, tirocinante (anche non retribuito);
• azionista, persona con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza, anche di fatto;
• lavoratore autonomo, consulente, libero professionista
• lavoratore/collaboratore presso il fornitore di beni, servizi, opere, della Società.

La tutela del segnalante si applica anche quando il rapporto giuridico con la Società non è ancora iniziato, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali, nonché durante il periodo di prova e successivamente allo scioglimento del rapporto giuridico, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite nel corso del rapporto stesso.
Le segnalazioni anonime, sebbene non costituiscano “segnalazioni” ai sensi della Normativa Whistleblowing, saranno gestite purché contengano elementi di fatto sufficienti e circostanziati per la verifica di quanto oggetto della segnalazione.
Qualora il segnalante anonimo sia successivamente identificato e ricorrano le condizioni di legge, anche nei suoi confronti varranno le misure di protezione contro le ritorsioni eventualmente subite.

COSA SI PUÒ SEGNALARE?

In conformità alla Normativa Whistleblowing, possono essere segnalati comportamenti atti od omissioni che ledono l’integrità della Società o l’interesse pubblico di cui si è venuti a conoscenza nel contesto lavorativo e che consistono in:

• illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione Europea o nazionali, anche quelli nazionali di attuazione degli atti dell’Unione Europea relativi, in particolare – tenuto conto del contesto in cui opera la Società e delle attività svolte dalla stessa – ai seguenti settori: sicurezza e conformità dei prodotti, tutela dell’ambiente, salute pubblica, protezione dei consumatori, tutela della vita privata e protezione dei dati personali, sicurezza delle reti e dei sistemi informativi (l’allegato alla Normativa Whistleblowing che indica specificamente le norme cui è applicabile la disciplina è visionabile, nell’ambito della stessa, al link https://www.normattiva.it/uri-res/N2Ls?urn:nir:stato:decreto.legislativo:2023-03-10;24@originale;
• atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione Europea;
• atti od omissioni riguardanti il mercato interno, comprese le violazioni delle norme dell’Unione in materia di concorrenza e di aiuti di Stato, nonché in materia di imposta sulle società;
• atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell’Unione Europea nei settori sopra indicati.

Non rientrano nell’ambito di applicazione della Normativa Whistleblowing le contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale della persona segnalante, che attengono esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro, ovvero inerenti ai propri rapporti di lavoro con le figure gerarchicamente sovraordinate.

CONDIZIONI PER EFFETTUARE LA SEGNALAZIONE

Il soggetto che segnala beneficia delle tutele previste dalla Normativa Whistleblowing quando ricorrono le seguenti condizioni:

• al momento della segnalazione, ha fondato motivo di ritenere che le informazioni sulle violazioni segnalate siano vere e rientrino nell’ambito di ciò che può essere segnalato;
• ha effettuato la segnalazione nel rispetto delle modalità prescritte.

Le predette condizioni valgono anche nel caso di divulgazione pubblica o denuncia all’Autorità giudiziaria o contabile.

CHI È IL GESTORE DEI CANALI INTERNI DI SEGNALAZIONE?

Il gestore delle segnalazioni che pervengono attraverso i canali interni, deputato alla ricezione, all’analisi e alla gestione dell’istruttoria sui fatti segnalati e, quindi, ad eseguire gli opportuni accertamenti, è la società Moti-f S.r.l., quale soggetto esterno, autonomo e con personale specificamente formato, nominata dalla Società.

QUALI SONO I CANALI DI SEGNALAZIONE CHE SI POSSONO UTILIZZARE?

CANALI INTERNI DELLA SOCIETÀ

La Società, per la segnalazione delle violazioni e degli illeciti come sopra meglio specificati, ha messo a disposizione i seguenti canali interni di segnalazione:

• Piattaforma informatica: sistema informatico dedicato e disponibile al seguente link https://lvr.secure-blowing.com. Il segnalante, una volta effettuato l’accesso, deve procedere con la compilazione dei campi ivi riportati e seguire le modalità specificate all’interno dell’applicativo per l’inoltro della segnalazione
• Segnalazione in forma orale: da inoltrare attraverso il sistema di messagistica vocale presente nella piattaforma informatica
• Incontro diretto: su richiesta del Segnalante, inoltrata tramite la piattaforma informatica dedicata, il soggetto destinatario, entro un termine ragionevole, fissa un incontro diretto

CANALE ESTERNO DELL’ANAC E DIVULGAZIONE PUBBLICA

È possibile comunicare le violazioni e gli illeciti secondo la Normativa Whistleblowing anche ricorrendo ad altre modalità, diverse dai canali interni della Società, ma solo ove ricorrano determinati presupposti di legge, ovvero:

• canale esterno dell’ANAC, secondo le modalità messe a disposizione dall’Autorità e le cui specifiche sono disponibili sulla pagina web della stessa al seguente link https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing, nei seguenti casi:
  • canale di segnalazione interna non attivo o non conforme alle prescrizioni di legge
  • segnalazione interna già effettuata senza che la stessa abbia avuto seguito
  • il segnalante abbia fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa segnalazione possa determinare il rischio di ritorsione
  • il segnalante abbia fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse
• divulgazione pubblica (ossia: tramite la stampa, mezzi elettronici o mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone) nei seguenti casi:
  • il segnalante ha previamente effettuato una segnalazione interna ed esterna ovvero ha effettuato direttamente una segnalazione esterna, alle condizioni e con le modalità previste dalla Normativa Whistleblowing, e non è stato dato riscontro entro i termini stabiliti in merito alle misure previste o adottate per dare seguito alle segnalazioni;
  • il segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse;
  • il segnalante ha fondato motivo di ritenere che la segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni o possa non avere efficace seguito in ragione delle specifiche circostanze del caso concreto, come quelle in cui possano essere occultate o distrutte prove oppure in cui vi sia fondato timore che chi ha ricevuto la segnalazione possa essere colluso con l’autore della violazione o coinvolto nella violazione stessa.

MODALITÀ DI GESTIONE DELLE SEGNALAZIONI

Il gestore della segnalazione pervenuta attraverso i canali interni è tenuto a:

• dare avviso alla persona segnalante del ricevimento della segnalazione entro 7 giorni dalla data del suo ricevimento;
• mantenere le interlocuzioni con la persona segnalante potendo richiedere a quest’ultima, se necessario, integrazioni;
• dare diligente seguito alle segnalazioni ricevute e, quindi, svolgere l’istruttoria necessaria, anche avvalendosi di personale interno o esterno all’organizzazione (sempre nel rispetto degli obblighi di riservatezza);
• dare riscontro alla persona segnalante entro 3 mesi dalla data di avviso di ricevimento della segnalazione (o, in mancanza di detto avviso, dalla scadenza dei 7 giorni dal ricevimento) sul seguito che è stato dato o che si intendere dare alla segnalazione (i.e. l’azione intrapresa per valutare la sussistenza dei fatti segnalati, l’esito delle indagini e le eventuali misure adottate).

Con riferimento alle segnalazioni inoltrate all’ANAC attraverso il canale esterno, le modalità di gestione delle stesse sono disponibili sulla pagina web dell’Autorità (https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing).

TUTELE E RESPONSABILITÀ

La Normativa Whistleblowing prevede, a determinate condizioni, specifiche garanzie e tutele a favore del segnalante, in alcuni casi estese anche ad altri soggetti espressamente individuati, nonché specifiche previsioni in tema di responsabilità dello stesso connesse alla segnalazione, divulgazione pubblica o denuncia all’Autorità giudiziaria o contabile.

RISERVATEZZA

L’identità del segnalante – e tutti gli elementi della segnalazione dai quali si possa ricavare, anche indirettamente, l’identificazione del soggetto – non può essere rivelata a persone diverse dal gestore della segnalazione, salvo che lo stesso segnalante non abbia dato il suo consenso espresso alla rivelazione.
La protezione della riservatezza è estesa al “facilitatore” (ossia la persona fisica che assiste il segnalante nel processo di segnalazione, operante all’interno del medesimo contesto lavorativo e la cui assistenza deve essere mantenuta riservata), all’identità delle persone coinvolte (c.d. soggetto segnalato) e delle persone comunque menzionate nella segnalazione fino alla conclusione dei procedimenti avviati in ragione della segnalazione, nel rispetto delle medesime garanzie previste in favore della persona segnalante.

DIVIETO DI RITORSIONI

Sono nulli il licenziamento, il mutamento di mansioni, l’adozione di misure disciplinari nonché qualsiasi altro comportamento, atto od omissione, anche solo tentato o minacciato, posto in essere dalla Società in ragione della segnalazione, della denuncia all’Autorità giudiziaria o contabile, o della divulgazione pubblica, che provoca o può provocare un danno ingiusto alla persona.

Il segnalante può comunicare all’ANAC le ritorsioni che ritenga di avere subìto.

Le misure di protezione del segnalante (o della persona che ha sporto una denuncia all’autorità giudiziaria o contabile o di colui che ha effettuato una divulgazione pubblica) contro le ritorsioni, previste dalla Normativa Whistleblowing, si applicano anche:

• al facilitatore;
• alle persone del medesimo contesto lavorativo del segnalante e che sono legate allo stesso da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado, ai colleghi del segnalante che lavorano nel medesimo contesto lavorativo e che hanno con detta persona un rapporto abituale e corrente;
• agli enti di proprietà del segnalante o per i quali lo stesso lavora, nonché agli enti che operano nel suo medesimo contesto lavorativo.

RESPONSABILITÀ

Le predette tutele non sono garantite quando è accertata, anche con sentenza di primo grado, la responsabilità penale della persona segnalante per i reati di diffamazione o di calunnia o comunque per i medesimi reati commessi con la denuncia all’autorità giudiziaria o contabile ovvero la sua responsabilità civile, per lo stesso titolo, nei casi di dolo o colpa grave.
In tali casi alla persona segnalante o denunciante può essere irrogata una sanzione disciplinare.

Salvo che il fatto costituisca reato, è esclusa ogni responsabilità, anche di natura civile o amministrativa, per l’acquisizione delle informazioni sulle violazioni o per l’accesso alle stesse.
Altresì, non è punibile chi riveli o diffonda informazioni sulle violazioni:

• coperte dall’obbligo di segreto, diverso da quello professionale forense e medico
• relative alla tutela del diritto d’autore
• relative alla protezione dei dati personali
• che offendono la reputazione della persona coinvolta

se, al momento della segnalazione, denuncia o divulgazione aveva fondati motivi di ritenere che la rivelazione o diffusione delle informazioni fosse necessaria per svelare la violazione e la segnalazione, denuncia o divulgazione è stata effettuata secondo le modalità richieste dalla Normativa Whistleblowing.
La responsabilità penale e ogni altra responsabilità, anche di natura civile o amministrativa, non è invece esclusa per i comportamenti, gli atti o le omissioni del segnalante non collegati alla segnalazione, alla denuncia all’autorità giudiziaria o contabile o alla divulgazione pubblica o che non sono strettamente necessari a rivelare la violazione.

PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

Il trattamento di dati personali relativi alla gestione delle segnalazioni è effettuato dalla Società in qualità di Titolare del trattamento, nel rispetto delle norme, europee e nazionali, in materia di protezione di dati personali (Regolamento UE 2016/679, D.Lgs. n. 196/2003 e s.m.i. e D.Lgs. n. 24/2023), adottando misure appropriate a tutela dei diritti e delle libertà degli interessati.

I dati contenuti nelle segnalazioni sono trattati dal soggetto destinatario nominato Responsabile del trattamento dei dati ai sensi dell’art. 28 del GDPR, che potrà avvalersi di soggetti interni o esterni alla Società nello svolgimento delle attività istruttorie, sempre nel rispetto degli obblighi di riservatezza previsti dalla legge a tutela dell’identità del segnalante (e dell’eventuale facilitatore), del segnalato e delle persone comunque menzionate nella segnalazione.

I dati personali che manifestamente non sono utili al trattamento di una specifica segnalazione non sono raccolti o, se raccolti accidentalmente, sono cancellati immediatamente. Le segnalazioni e la relativa documentazione sono conservate per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione, nel rispetto degli obblighi di riservatezza.

Si specifica che i diritti dell’interessato di cui agli articoli da 15 a 22 del GDPR non possono essere esercitati con richiesta al Titolare del trattamento ovvero con reclamo ai sensi dell’art. 77 del GDPR, qualora dall’esercizio di tali diritti possa derivare un pregiudizio effettivo e concreto alla riservatezza dell’identità del soggetto che segnala violazioni di cui sia venuto a conoscenza in ragione del proprio rapporto di lavoro o delle funzioni svolte ai sensi del D.Lgs. n. 24/2023 (art. 2 undecies del D.Lgs. n. 196/2003). L’esercizio dei medesimi diritti può, in ogni caso, essere ritardato, limitato o escluso con comunicazione motivata e resa senza ritardo all’interessato. In tali casi, i diritti dell’interessato possono essere esercitati anche tramite il Garante per la protezione dei dati personali con le modalità di cui all’articolo 160 del D.Lgs. n. 196/2003.

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