DÉCLARATION DE L’ENTREPRISE CONFORMÉMENT À L’ART. 5 DU DECRET LÉGISLATIF Nº 24/2023

En application de la directive (EU) 2019/1937, le décret législatif nº 24 du 10 mars 2023 relatif à « la protection des personnes qui signalent des violations du droit de l’Union, portant dispositions relatives à la protection des personnes qui signalent des violations des législations nationales » (ci-après « Règlement sur le lancement d’alerte ») a été publié.

Conformément au Règlement sur le lancement d’alerte, Luisa Via Roma S.p.A. (ci-après la « Société ») a mis en place des canaux de signalement internes spécifiques et adopté une procédure de signalement des violations (ci-après « Procédure de lancement d’alerte »).

Les informations suivantes sont nécessaires pour pouvoir signaler des violations conformément au Règlement sur le lancement d’alerte et aux dispositions de la Procédure de lancement d’alerte relatives à cette dernière et, par conséquent, pour pouvoir bénéficier des formes de protection pertinentes.

QUI PEUT SIGNALER UNE VIOLATION ?

Les signalements d’alerte peuvent être faits par toute personne relevant de l’une des catégories suivantes :

• employé, associé ;
• bénévole, stagiaire (y compris non rémunéré) ;
• actionnaire, personne exerçant une fonction d’administration, de gestion, de contrôle, de supervision ou de représentation, même de facto ;
• travailleur indépendant, consultant, freelance ;
• travailleur/associé chez le fournisseur de biens, services ou travaux de la Société.

La protection du lanceur d’alerte s’applique également lorsque la relation juridique avec la Société n’a pas encore commencé, si les informations sur les violations ont été obtenues au cours du processus de sélection ou des autres étapes précontractuelles, ainsi que pendant la période d’essai et après la fin de la relation juridique, si les informations sur les violations ont été obtenues pendant la durée de cette relation.
Les signalements anonymes, bien qu’ils ne constituent pas des « lancements d’alerte » au sens du Règlement sur les lancements d’alerte, seront traités à condition qu’ils contiennent des éléments factuels suffisants et circonstanciés pour justifier la violation signalée.
Si le lanceur d’alerte anonyme est identifié par la suite, si la loi le permet, les mesures de protection contre les représailles lui seront applicables.

QU’EST-CE QUI PEUT ÊTRE SIGNALÉ ?

Conformément au règlement sur le lancement d’alerte, peuvent être signalés les actes ou omissions qui portent atteinte à l’intégrité de la Société ou qui sont contraires à l’intérêt public et dont les personnes susmentionnées ont eu connaissance dans l’exercice de leurs fonctions, à savoir :

• des infractions qui relèvent du champ d’application de la législation de l’Union européenne ou des législations nationales, y compris les législations nationales mettant en œuvre les législations de l’Union européenne relatives, en particulier (compte tenu du contexte dans lequel la société exerce ses activités et de la nature de celles-ci), aux domaines suivants : sécurité et conformité des produits, protection de l’environnement, santé publique, protection des consommateurs, protection de la vie privée et des données à caractère personnel, sécurité des réseaux et des systèmes informatiques (l’annexe au Règlement sur le lancement d’alerte indiquant spécifiquement les règles selon lesquelles la disposition est applicable peut être consultée, dans le cadre de ce dernier, par le biais du lien suivant : https://www.normattiva.it/uri-res/N2Ls?urn:nir:stato:decreto.legislativo:2023-03-10;24@originale;
• des actes ou des omissions qui portent atteinte aux intérêts financiers de l’Union européenne ;
• des actes ou omissions relatifs au marché intérieur, y compris les violations des règles de l’Union en matière de concurrence et d’aides d’État, ainsi qu’à la fiscalité des entreprises ;
• les actes ou comportements qui bafouent la finalité des objectifs des dispositions de la législation de l’Union européenne dans les domaines mentionnés ci-dessus.

Le Règlement sur le lancement d’alerte ne s’applique pas aux objections, réclamations ou demandes liées à un intérêt personnel du lanceur d’alerte, qui se rapportent exclusivement à ses relations de travail individuelles, ou sont inhérentes à ses relations de travail avec ses supérieurs hiérarchiques.

CONDITIONS DE MISE EN ŒUVRE DU LANCEMENT D’ALERTE

Le lanceur d’alerte bénéficie des protections prévues par le Règlement sur le lancement d’alerte lorsque les conditions suivantes sont remplies :

• au moment du signalement de la violation, il ou elle a des motifs raisonnables de croire que les informations sur les violations signalées sont vraies et entrent dans le cadre de ce qui peut être signalé ;
• il ou elle a fait la déclaration selon les modalités prescrites.

Les conditions ci-dessus s’appliquent également en cas de divulgation publique ou de signalement aux autorités judiciaires ou comptables.

QUI EST LE RESPONSABLE DES CANAUX D’ALERTE INTERNES ?

Le responsable des signalements d’alerte réalisés par le biais de canaux internes, désigné pour recevoir, analyser et gérer l’enquête sur les faits signalés et, par conséquent, pour effectuer les vérifications appropriées, est la société Moti-f S.r.l., une entité extérieure, autonome, dotée d’un personnel spécifiquement formé, et désignée par la Société.

QUELS SONT LES CANAUX D’ALERTE QUI PEUVENT ÊTRE UTILISÉS ?

CANAUX D’ALERTE INTERNES

La Société a mis à disposition les canaux d’alerte internes suivants pour signaler les violations et les délits tels que spécifiés ci-dessus :

• Plateforme informatique : système informatique dédié disponible par le biais du lien suivant : https://lvr.secure-blowing.com. Une fois connecté, le lanceur d’alerte doit remplir les champs requis et suivre les étapes spécifiées dans le formulaire de lancement d’alerte.
• Signalement oral : il doit être soumis par le biais du système de messagerie vocale sur la plateforme informatique.
• Réunion en face à face : à la demande du lanceur d’alerte, transmise via la plateforme informatique dédiée, le destinataire organise, dans un délai raisonnable, une réunion en face à face.

VOIE EXTERNE (AUTORITÉ NATIONALE ANTICORRUPTION) ET DIVULGATION PUBLIQUE

Il est également possible de notifier des violations et infractions en vertu du Règlement sur le lancement d’alerte par des moyens autres que les canaux internes de la Société, mais uniquement lorsque certaines exigences légales sont remplies, à savoir :

• voie externe (Autorité nationale anticorruption), selon les modalités mises à disposition par l’Autorité et dont les spécifications sont disponibles sur son site internet au lien suivant : https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing, dans les cas suivants :
  • le canal d’alerte interne n’est pas opérationnel ou n’est pas conforme aux exigences légales ;
  • un signalement d’alerte interne a déjà été fait, mais n’a pas été suivi d’effet ;
  • le lanceur d’alerte a des motifs raisonnables de croire que, s’il ou elle faisait un signalement d’alerte interne, celui-ci ne serait pas suivi de manière efficace ou pourrait entraîner un risque de représailles ;
  • le lanceur d’alerte a des motifs raisonnables de croire que la violation peut constituer un danger imminent ou évident pour l’intérêt public.
• divulgation publique (c’est-à-dire dans la presse, les médias électroniques ou les médias susceptibles d’atteindre un grand nombre de personnes) dans les cas suivants :
  • le lanceur d’alerte a déjà effectué un signalement d’alerte interne et externe ou a fait un signalement d’alerte externe directement, conformément aux dispositions du Règlement sur le lancement d’alerte, et aucune réponse n’a été reçue dans les délais prescrits sur les mesures envisagées ou adoptées pour y donner suite ;
  • le lanceur d’alerte a des motifs raisonnables de croire que la violation peut constituer un danger imminent ou manifeste pour l’intérêt public ;
  • le lanceur d’alerte a des raisons fondées de croire que le signalement externe peut entraîner un risque de représailles ou ne pas faire l’objet d’un suivi efficace en raison de circonstances particulières, par exemple lorsque des preuves peuvent être dissimulées ou détruites ou lorsqu’il existe une crainte fondée que le destinataire du signalement soit de connivence avec l’auteur de la violation ou qu’il soit impliqué dans cette dernière.

TRAITEMENT DES SIGNALEMENTS D’ALERTE

Le responsable du signalement d’alerte reçu par des canaux internes est tenu de :

• notifier au lanceur d’alerte la réception du signalement d’alerte dans les 7 jours suivant sa réception effective ;
• se mettre en rapport avec le lanceur d’alerte, et être en mesure de lui demander des informations supplémentaires, si nécessaire ;
• suivre avec diligence les signalements d’alerte reçus, puis mener l’enquête nécessaire, en faisant appel à du personnel interne ou externe à l’organisation (toujours dans le respect des obligations de confidentialité) ;
• répondre au lanceur d’alerte dans un délai de 3 mois à compter de la date de l’avis de réception (ou, en l’absence d’avis de réception, à compter de 7 jours après sa réception effective) sur les mesures prises ou envisagées à la suite du signalement (c’est-à-dire les mesures prises pour évaluer l’existence des faits signalés, le résultat des enquêtes et les éventuelles mesures prises).

En ce qui concerne les signalements transmis à l’Autorité nationale anticorruption par la voie externe, les procédures de traitement sont disponibles sur le site internet de cette Autorité (https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing).

PROTECTION ET RESPONSABILITÉS

Le Règlement sur le lancement d’alerte prévoit, sous certaines conditions, des garanties et des mesures de protection spécifiques en faveur du lanceur d’alerte, qui sont dans certains cas étendues à d’autres personnes expressément identifiées, ainsi que des dispositions spécifiques sur la responsabilité du lanceur d’alerte en lien avec le signalement, la divulgation publique ou le dépôt de plainte auprès des autorités judiciaires ou comptables.

CONFIDENTIALITÉ

L’identité du lanceur d’alerte, ainsi que tous les éléments du signalement d’alerte permettant de déduire, même indirectement, l’identification de la personne, ne peuvent être révélés à des personnes autres que le lanceur d’alerte, sauf si ce ou cette dernier(-ère) a lui-même donné son consentement exprès à leur divulgation.
La protection de la confidentialité est étendue au « facilitateur » (c’est-à-dire la personne physique qui assiste le lanceur d’alerte dans le processus de signalement, qui travaille dans le même secteur d’activité et dont l’assistance doit rester confidentielle), à l’identité des personnes impliquées (« l’auteur présumé ») et aux personnes mentionnées dans le signalement d’alerte jusqu’à la conclusion de la procédure engagée à la suite du signalement, avec les mêmes garanties que celles prévues en faveur du lanceur d’alerte.

INTERDICTION DES REPRÉSAILLES

Le licenciement, le changement de fonctions, l’adoption de mesures disciplinaires, ainsi que tout autre comportement, acte ou omission, y compris sous forme de tentative ou de menace, effectué par la Société à la suite du signalement d’alerte, du signalement effectué auprès des autorités judiciaires ou comptables ou de la divulgation publique, qui entraînent ou sont susceptibles d’entraîner un préjudice injuste à la personne, sont nuls et non avenus.
Le lanceur d’alerte peut informer l’Autorité nationale anticorruption des représailles qu’il estime avoir subies.

Les mesures de protection du lanceur d’alerte (ou de la personne qui a signalé la violation aux autorités judiciaires ou comptables ou de la personne qui a procédé à une divulgation publique) contre les représailles, prévues dans le Règlement sur le lancement d’alerte, s’appliquent également :

• au facilitateur ;
• aux personnes qui travaillent dans le même secteur d’activité que le lanceur d’alerte et qui sont liées à lui/elle par une relation affective ou de parenté stable jusqu’au quatrième degré, aux collègues du lanceur d’alerte qui travaillent dans le même secteur d’activité et qui ont avec lui/elle une relation régulière et actuelle ;
• aux entités appartenant au lanceur d’alerte ou pour lesquelles ce ou cette dernier(-ère) travaille, et aux entités qui opèrent dans le même secteur d’activité que lui/elle.

RESPONSABILITÉ

Les protections susmentionnées ne sont pas garanties en cas d’engagement, même avec une décision de premier degré, de la responsabilité pénale du lanceur d’alerte pour des délits de diffamation ou de calomnie ou pour les mêmes délits commis avec le signalement aux autorités judiciaires ou comptables, ou de sa responsabilité civile pour les mêmes motifs, en cas de négligence volontaire ou grave.
Dans ce cas, une sanction disciplinaire peut être imposée au lanceur d’alerte ou au plaignant.

À moins que l’acte ne constitue une infraction pénale, toute responsabilité, y compris civile ou administrative, pour l’acquisition ou l’accès à des informations sur les violations est exclue.
De même, la responsabilité ne s’étend pas à une personne qui divulgue ou diffuse des informations sur des violations :

• couvertes par une obligation de secret autre que le secret professionnel médico-légal et médical ;
• relatives à la protection du droit d’auteur ;
• relatives à la protection des données à caractère personnel ;
• qui portent atteinte à la réputation de la personne concernée.

si, au moment du signalement d’alerte, du signalement aux autorités ou de la divulgation publique, il ou elle avait des motifs raisonnables de croire que la divulgation ou la diffusion de l’information était nécessaire pour révéler la violation et que le signalement d’alerte, le signalement aux autorités ou la divulgation publique a été effectué(e) selon les modalités requises par le Règlement sur le lancement d’alerte.

En revanche, la responsabilité pénale et toute autre responsabilité, y compris civile ou administrative, ne sont pas exclues pour les comportements, actes ou omissions du lanceur d’alerte sans lien avec le signalement d’alerte, le signalement aux autorités judiciaires ou comptables ou la divulgation publique ou qui ne sont pas strictement nécessaires à la révélation de la violation.

PROTECTION DES DONNÉES PERSONNELLES

Le traitement des données personnelles relatives au traitement des signalements d’alerte est effectué par la Société en sa qualité de responsable du traitement des données, conformément aux réglementations européennes et nationales en matière de protection des données personnelles (Règlement UE 2016/679, décret législatif nº 196/2003 modifié et décret législatif n° 24/2023), des mesures appropriées étant adoptées pour protéger les droits et libertés des personnes concernées.

Les données contenues dans les signalements sont traitées par le destinataire désigné comme sous-traitant en vertu de l’article 28 du RGPD, qui peut faire appel à des personnes internes et externes à la Société pour mener à bien ses activités d’enquête, toujours dans le respect des obligations de confidentialité prévues par la loi pour protéger l’identité du lanceur d’alerte (et de quelque facilitateur que ce soit), de l’auteur présumé des faits et de toutes les personnes mentionnées dans le rapport.

Les données à caractère personnel qui ne sont manifestement pas utiles à la réalisation d’un signalement spécifique ne sont pas collectées ou, si elles le sont accidentellement, sont immédiatement effacées. Les signalements et documents connexes sont conservés aussi longtemps que nécessaire pour les besoins du signalement et, en tout état de cause, pas plus de cinq ans à compter de la date de la communication du résultat final de la procédure de signalement, sous réserve des obligations de confidentialité.

Il est précisé que les droits de la personne concernée visés aux articles 15 à 22 du RGPD ne peuvent pas être exercés au moyen d’une demande adressée au responsable du traitement ou du dépôt d’une plainte conformément à l’article 77 du RGPD, si l’exercice de ces droits porte effectivement et substantiellement atteinte à la confidentialité de l’identité de la personne qui signale les violations dont elle a eu connaissance en raison de sa relation de travail ou des fonctions qu’elle exerce conformément au décret législatif n° 24/2023 (article 2 undecies du décret législatif n° 196/2003). L’exercice desdits droits peut, en tout état de cause, être retardé, limité ou exclu par une communication motivée faite sans délai à la personne concernée. Dans ce cas, les droits de la personne concernée peuvent également être exercés auprès de l’Autorité pour la protection des données personnelles selon les modalités prévues par l’article 160 du décret législatif n° 196/2003.

PORTAIL LUISAVIAROMA

PORTAIL ANAC

POLITIQUE DE TRAITEMENT DES DONNÉES PERSONNELLES