ERKLÄRUNG DES UNTERNEHMENS GEMÄSS ART. 5 DES GESETZESDEKRETS NR. 24/2023
In Umsetzung der Richtlinie (EU) 2019/1937, Gesetzesdekrets Nr. 24 vom 10. März 2023 zum „Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden, mit Bestimmungen über den Schutz von Personen, die Verstöße gegen nationale Rechtsvorschriften melden“ (im Folgenden „Whistleblowing-Verordnung“) erlassen.
In Übereinstimmung mit der Whistleblowing-Verordnung hat die Luisa Via Roma S.p.A. (nachstehend das „Unternehmen“) spezielle interne Meldewege eingerichtet und ein Verfahren für die Meldung von Verstößen (nachstehend „Whistleblowing-Verfahren“) implementiert.
Nachfolgend finden Sie die Informationen, die erforderlich sind, um Verstöße gemäß der Whistleblowing-Verordnung und den Bestimmungen des Whistleblowing-Verfahrens zu melden und folglich die entsprechenden Schutzmaßnahmen in Anspruch nehmen zu können.
WER KANN VERSTÖSSE MELDEN?
Whistleblowing-Meldungen können von allen Personen gemacht werden, die unter eine der folgenden Kategorien fallen
- Angestellter, Mitarbeiter;
- Freiwillige, Praktikanten (auch unbezahlt);
- Aktionär, Person mit einer Verwaltungs-, Leitungs-, Kontroll-, Aufsichts- oder Vertretungsfunktion, auch de facto;
- Selbständiger, Berater, Freiberufler;
- Arbeitnehmer/Partner beim Lieferanten von Waren, Dienstleistungen, Arbeiten des Unternehmens.
Der Schutz des Hinweisgebers gilt auch, wenn das Rechtsverhältnis mit dem Unternehmen noch nicht begonnen hat, wenn Informationen über Verstöße während des Auswahlverfahrens oder in anderen vorvertraglichen Phasen erlangt wurden, sowie während der Probezeit und nach Beendigung des Rechtsverhältnisses, wenn Informationen über Verstöße im Laufe des Verhältnisses erlangt wurden.
Anonyme Meldungen werden auch dann bearbeitet, wenn sie nicht als „Whistleblowing“ im Sinne der Whistleblowing-Verordnung gelten, sofern sie ausreichende und begründete Tatsachen enthalten, um den gemeldeten Verstoß zu verifizieren.
Wird der anonyme Hinweisgeber in der Folge identifiziert, gelten für ihn, soweit gesetzlich zulässig, die Maßnahmen zum Schutz vor Vergeltungsmaßnahmen.
WAS KANN GEMELDET WERDEN?
Gemäß der Whistleblowing-Verordnung können Handlungen oder Unterlassungen, die der Integrität des Unternehmens schaden oder dem öffentlichen Interesse zuwiderlaufen und von denen die oben genannten Personen im Rahmen ihrer Tätigkeit Kenntnis erlangt haben, gemeldet werden:
- Straftaten, die in den Anwendungsbereich von Rechtsakten der Europäischen Union oder nationaler Rechtsakte fallen, einschließlich nationaler Rechtsakte zur Umsetzung von Rechtsakten der Europäischen Union, die sich insbesondere (unter Berücksichtigung des Umfelds, in dem das Unternehmen tätig ist, und der von ihm ausgeübten Tätigkeiten) auf folgende Bereiche beziehen: Produktsicherheit und -konformität, Umweltschutz, öffentliche Gesundheit, Verbraucherschutz, Schutz der Privatsphäre und personenbezogener Daten, Sicherheit von Netzen und Computersystemen (der Anhang der Whistleblowing-Verordnung, in dem speziell die Vorschriften aufgeführt sind, auf die die Disziplin anwendbar ist, kann im Rahmen dieser Verordnung unter folgendem Link eingesehen werden https://www.normattiva.it/uri-res/N2Ls?urn:nir:stato:decreto.legislativo:2023-03-10;24@originale);
- Handlungen oder Unterlassungen zum Nachteil der finanziellen Interessen der Europäischen Union;
- Handlungen oder Unterlassungen im Zusammenhang mit dem Binnenmarkt, einschließlich Verstöße gegen die Wettbewerbs- und Beihilfevorschriften der Union sowie gegen die Unternehmensbesteuerung;
- Handlungen oder Verhaltensweisen, die Zweck und Ziele der Bestimmungen der Rechtsakte der Europäischen Union in den oben genannten Bereichen missachten.
Die Whistleblowing-Verordnung gilt nicht für Einwände, Ansprüche oder Ersuchen, die ein persönliches Interesse des Hinweisgebers betreffen, die sich ausschließlich auf sein individuelles Arbeitsverhältnis beziehen oder die mit seinen Arbeitsbeziehungen zu Vorgesetzten verbunden sind.
BEDINGUNGEN FÜR WHISTLEBLOWING-MELDUNGEN
Der Hinweisgeber genießt den Schutz der Whistleblowing-Verordnung, wenn die folgenden Bedingungen erfüllt sind:
- Er oder sie hat zum Zeitpunkt der Meldung des Verstoßes berechtigten Grund zu der Annahme, dass die Informationen über die gemeldeten Verstöße wahr sind und in den Bereich dessen fallen, was gemeldet werden darf;
- Er oder sie hat die Meldung in der vorgeschriebenen Weise gemacht.
Die oben genannten Bedingungen gelten auch für den Fall einer öffentlichen Bekanntgabe oder einer Meldung an die Justiz- oder Rechnungslegungsbehörden.
WER VERWALTET DIE INTERNEN WHISTLEBLOWING-KANÄLE?
Der Verwalter von Whistleblowing-Meldungen, die über interne Kanäle eingehen, für die Entgegennahme, Analyse und Leitung der Untersuchung und somit für die Durchführung der entsprechenden Überprüfungen, ist die Firma Moti-f S.r.l., eine externe, autonome Einheit mit speziell geschultem Personal, die von dem Unternehmen beauftragt wurde.
WELCHE KANÄLE KÖNNEN FÜR WHISTLEBLOWING-MELDUNGEN GENUTZT WERDEN?
Unternehmensinterne Kanäle
Das Unternehmen hat die folgenden internen Whistleblowing-Kanäle für die Meldung von Verstößen und Vergehen wie oben beschrieben eingerichtet:
- IT-Plattform: spezielles IT-System, unter folgendem Link verfügbar https://lvr.secure-blowing.com. Der Hinweisgeber muss, nachdem er sich angemeldet hat, die Felder ausfüllen und die in der Whistleblowing-Anwendung angegebenen Schritte ausführen
- Mündliche Whistleblowing-Meldung: über das Sprachnachrichtensystem auf der IT-Plattform einzureichen
- Persönliches Treffen: Auf Ersuchen des Hinweisgebers, das über die spezielle IT-Plattform übermittelt wird, arrangiert der Adressat innerhalb einer angemessenen Frist ein persönliches Treffen
Externer Kanal (Nationale Behörde für Korruptionsbekämpfung) und öffentliche Bekanntgabe
Es ist auch möglich, Verstöße und Vergehen im Rahmen der Whistleblowing-Verordnung auf andere Weise als über die internen Kanäle des Unternehmens zu melden, allerdings nur, wenn bestimmte rechtliche Voraussetzungen erfüllt sind, d. h.:
- externer Kanal (Nationale Behörde für Korruptionsbekämpfung), gemäß den von der Behörde zur Verfügung gestellten Modalitäten, deren Spezifikationen auf der Website der Behörde unter folgendem Link abrufbar sind https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing, in den folgenden Fällen:
- ein interner Kanal für die Whistleblowing-Meldung ist nicht in Betrieb oder entspricht nicht den gesetzlichen Anforderungen;
- eine bereits erfolgte, aber nicht weiter verfolgte interne Whistleblowing-Meldung;
- der Hinweisgeber hat berechtigten Grund zu der Annahme, dass eine interne Whistleblowing-Meldung nicht wirksam weiterverfolgt wird oder dass die Meldung das Risiko von Vergeltungsmaßnahmen mit sich bringen könnte;
- der Hinweisgeber hat hinreichende Gründe zu der Annahme, dass der Verstoß eine unmittelbare oder offensichtliche Gefahr für das öffentliche Interesse darstellen kann.
- öffentliche Bekanntgabe (d. h. über die Presse, elektronische Medien oder Medien, die eine große Zahl von Menschen erreichen können) in den folgenden Fällen:
- der Hinweisgeber hat zuvor eine interne und externe Whistleblowing-Meldung oder direkt eine externe Meldung gemäß den Bestimmungen der Whistleblowing-Verordnung gemacht und innerhalb der vorgeschriebenen Fristen keine Antwort auf die geplanten oder beschlossenen Folgemaßnahmen erhalten;
- der Hinweisgeber hat hinreichende Gründe zu der Annahme, dass der Verstoß eine unmittelbare oder eindeutige Gefahr für das öffentliche Interesse darstellen kann;
- der Hinweisgeber begründete Gründe für die Annahme hat, dass die externe Whistleblowing-Meldung von Hinweisen das Risiko von Vergeltungsmaßnahmen mit sich bringt oder aufgrund der besonderen Umstände des Falles nicht wirksam weiterverfolgt werden kann, z. B. wenn Beweise unterschlagen oder vernichtet werden könnten oder wenn die begründete Befürchtung besteht, dass der Adressat der Meldung von Hinweisen mit dem Urheber des Verstoßes zusammenarbeitet oder in denselben verwickelt sein könnte.
UMGANG MIT WHISTLEBLOWING-MELDUNGEN
Der Verwalter der über interne Kanäle eingegangenen Whistleblowing-Meldung ist dazu verpflichtet:
- den Hinweisgeber innerhalb von 7 Tagen nach Erhalt der Whistleblowing-Meldung über ihren Erhalt zu informieren;
- sich mit dem Hinweisgeber in Verbindung zu setzen und ihn gegebenenfalls um zusätzliche Informationen zu bitten;
- den eingegangenen Hinweisen sorgfältig nachzugehen und die erforderlichen Untersuchungen durchzuführen, wobei Mitarbeiter innerhalb oder außerhalb der Organisation eingesetzt werden (stets unter Beachtung der Vertraulichkeitsverpflichtungen);
- den Hinweisgeber innerhalb von drei Monaten ab dem Datum der Eingangsmitteilung (bzw. bei Fehlen einer solchen Mitteilung innerhalb von sieben Tagen nach ihrem tatsächlichen Eingang) über die Maßnahmen, die in Bezug auf die Whistleblowing-Meldung ergriffen wurden oder ergriffen werden sollen, zu informieren (d. h. die Maßnahmen, die ergriffen wurden, um das Vorliegen des gemeldeten Sachverhalts zu prüfen, das Ergebnis der Untersuchungen und etwaige Maßnahmen).
Die Verfahren für die Bearbeitung von Meldungen, die über den externen Kanal an die Nationale Antikorruptionsbehörde weitergeleitet werden, sind auf der Website der Behörde verfügbar (https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing).
SCHUTZ UND VERANTWORTUNG
Die Whistleblowing-Verordnung sieht unter bestimmten Voraussetzungen besondere Garantien und Schutzmaßnahmen zugunsten des Hinweisgebers vor, die in einigen Fällen auch auf andere ausdrücklich genannte Personen ausgedehnt werden, sowie besondere Bestimmungen über die Haftung des Hinweisgebers im Zusammenhang mit der Meldung, der öffentlichen Bekanntgabe oder der Beschwerde bei den Justiz- oder Rechnungslegungsbehörden.
VERTRAULICHKEIT
Der Schutz der Vertraulichkeit erstreckt sich auf den „Vermittler“ (d.h. die natürliche Person, die den Hinweisgeber bei der Meldung unterstützt, im gleichen Geschäftsbereich tätig ist und deren Unterstützung vertraulich zu behandeln ist), auf die Identität der beteiligten Personen (des „mutmaßlichen Täters“) und der in der Whistleblowing-Meldung erwähnten Personen bis zum Abschluss des aufgrund der Meldung eingeleiteten Verfahrens, und zwar unter denselben Garantien, die für den Hinweisgeber gelten.
VERBOT VON VERGELTUNGSMASSNAHMEN
Die Entlassung, der Wechsel des Aufgabenbereichs, die Verhängung von Disziplinarmaßnahmen sowie jedes andere Verhalten, jede Handlung oder Unterlassung, auch wenn sie nur versucht oder angedroht wurde, die das Unternehmen aufgrund der Whistleblowing-Meldung, der Meldung an die Justiz- oder Rechnungsprüfungsbehörden oder der öffentlichen Bekanntgabe vornimmt und die der Person einen ungerechtfertigten Schaden zufügt oder zufügen kann, sind nichtig.
Der Hinweisgeber kann die Nationale Antikorruptionsbehörde über die Vergeltungsmaßnahmen informieren, die er/sie seiner/ihrer Meinung nach erlitten hat.
Die in der Whistleblowing-Verordnung vorgesehenen Maßnahmen zum Schutz des Hinweisgebers (oder der Person, die den Verstoß bei den Justiz- oder Rechnungslegungsbehörden gemeldet hat, oder der Person, die eine öffentliche Bekanntgabe gemacht hat) vor Vergeltungsmaßnahmen gelten ebenfalls für:
- den Vermittler;
- Personen, die im gleichen Geschäftsbereich wie der Hinweisgeber tätig sind und die mit dem Hinweisgeber durch eine stabile emotionale oder verwandtschaftliche Beziehung bis zum vierten Grad verbunden sind, Kollegen des Hinweisgebers, die im gleichen Geschäftsbereich tätig sind und die eine regelmäßige und aktuelle Beziehung zum Hinweisgeber haben;
- Unternehmen, die sich im Besitz des Hinweisgebers befinden oder für die er arbeitet, sowie Unternehmen, die im gleichen Geschäftsbereich tätig sind.
HAFTUNG
Der oben genannte Schutz ist nicht gewährleistet, wenn die strafrechtliche Verantwortlichkeit des Hinweisgebers für Verleumdung oder üble Nachrede oder für dieselben Straftaten, die bei der Meldung an die Justiz- oder Rechnungsprüfungsbehörden begangen wurden, oder seine zivilrechtliche Verantwortlichkeit aus demselben Grund bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit festgestellt wird, selbst wenn ein Urteil ersten Grades vorliegt.
In solchen Fällen kann gegen den Hinweisgeber oder Kläger eine Disziplinarstrafe verhängt werden.
Sofern es sich nicht um eine strafbare Handlung handelt, ist jede Haftung, einschließlich der zivil- oder verwaltungsrechtlichen Haftung, für die Beschaffung von oder den Zugang zu Informationen über Verstöße ausgeschlossen.
Die Haftung erstreckt sich nicht auf Personen, die Informationen über Verstöße offenlegen oder verbreiten:
- die einer Geheimhaltungspflicht unterliegen, mit Ausnahme des gerichtlichen und ärztlichen Berufsgeheimnisses
- in Bezug auf den Urheberrechtsschutz
- in Bezug auf den Schutz personenbezogener Daten,
- die das Ansehen der betreffenden Person verletzen,
wenn zum Zeitpunkt der Whistleblowing-Meldung, der Meldung an die Behörden oder der öffentlichen Bekanntgabe er oder sie berechtigten Grund zu der Annahme hatte, dass die Offenlegung oder Verbreitung der Informationen notwendig war, um den Verstoß aufzudecken, und die Whistleblowing-Meldung, der Bericht an die Behörden oder die öffentliche Bekanntgabe in der von der Whistleblowing-Verordnung vorgeschriebenen Weise erfolgt ist.
Andererseits ist die strafrechtliche Haftung und jede andere Haftung, einschließlich der zivil- oder verwaltungsrechtlichen Haftung, für Verhaltensweisen, Handlungen oder Unterlassungen des Hinweisgebers nicht ausgeschlossen, die nicht mit der Meldung des Hinweises, der Meldung an die Justiz- oder Rechnungslegungsbehörden oder der öffentlichen Bekanntgabe in Zusammenhang stehen oder die nicht unbedingt erforderlich sind, um den Verstoß aufzudecken.
SCHUTZ VON PERSONENBEZOGENEN DATEN
Die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Bearbeitung von Whistleblowing-Meldungen erfolgt durch das Unternehmen in seiner Eigenschaft als für die Verarbeitung Verantwortlicher in Übereinstimmung mit den europäischen und nationalen Vorschriften zum Schutz personenbezogener Daten (EU-Verordnung 2016/679, Gesetzesverordnung Nr. 196/2003 in der geänderten Fassung und Gesetzesdekret Nr. 24/2023), wobei geeignete Maßnahmen zum Schutz der Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen ergriffen werden.
Die in den Meldungen enthaltenen Daten werden von dem gemäß Artikel 28 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) als Datenverarbeiter benannten Adressaten verarbeitet, der bei der Durchführung seiner Untersuchungstätigkeit auf Personen innerhalb und außerhalb des Unternehmens zurückgreifen kann, und zwar stets unter Einhaltung der gesetzlich vorgesehenen Geheimhaltungspflichten zum Schutz der Identität des Hinweisgebers (und etwaiger Vermittler), des mutmaßlichen Täters und aller in der Meldung genannten Personen.
Personenbezogene Daten, die eindeutig nicht für die Bearbeitung eines bestimmten Berichts nützlich sind, werden nicht erhoben oder, falls sie versehentlich erhoben wurden, unverzüglich gelöscht. Die Berichte und die zugehörigen Unterlagen werden so lange aufbewahrt, wie es für die Bearbeitung des Berichts erforderlich ist, in jedem Fall aber nicht länger als fünf Jahre ab dem Zeitpunkt der Mitteilung des endgültigen Ergebnisses des Meldeverfahrens, vorbehaltlich der Verpflichtung zur Vertraulichkeit.
Es wird darauf hingewiesen, dass die in den Artikeln 15 bis 22 der DSGVO genannten Rechte der betroffenen Person nicht durch einen Antrag an den für die Verarbeitung Verantwortlichen oder durch eine Beschwerde gemäß Artikel 77 der DSGVO ausgeübt werden können, wenn die Ausübung dieser Rechte tatsächlich und in erheblichem Maße die Vertraulichkeit der Identität der Person beeinträchtigen würde, die Verstöße meldet, von denen sie aufgrund ihres Beschäftigungsverhältnisses oder ihrer Aufgaben gemäß dem Gesetzesdekret Nr. 24/2023 (Artikel 2 Unterabsätze des Gesetzesdekrets Nr. 196/2003) Kenntnis erhalten hat. Die Ausübung dieser Rechte kann in jedem Fall durch eine begründete Mitteilung an die betroffene Person, die unverzüglich zu erfolgen hat, verzögert, eingeschränkt oder ausgeschlossen werden. In solchen Fällen können die Rechte der betroffenen Person auch über die Behörde für den Schutz personenbezogener Daten gemäß Artikel 160 des Gesetzesdekrets Nr. 196/2003 ausgeübt werden. 196/2003.
