COMUNICACIÓN CORPORATIVA EN RELACIÓN CON EL ARTÍCULO 5 DEL DECRETO LEGISLATIVO N.º 24/2023
En virtud de la Directiva (UE) 2019/1937, se ha publicado el D. Lgs. n.º 24 de 10 de marzo del 2023, correspondiente en España a la Ley 2/2023 de 20 de febrero del 2023 y relativo a «la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión y el establecimiento de disposiciones dirigidas a la protección de las personas que informen sobre infracciones de la normativa nacional», en adelante denominada «Normativa Whistleblowing».
En cumplimiento de la Normativa Whistleblowing, Luisa Via Roma S.p.A., en adelante denominada «la Empresa», ha decidido poner en marcha canales de información y alerta específicos, así como establecer un Procedimiento para la gestión de la información o las alertas recibidas, en adelante denominado «Procedimiento Whistleblowing».
A continuación, se mencionan los pasos y requisitos necesarios para informar o alertar sobre infracciones contempladas en la Normativa Whistleblowing, así como los detalles del Procedimiento Whistleblowing creado en virtud de esta para que los informantes tengan la posibilidad de acogerse a las distintas formas de protección disponibles.
¿QUIÉN PUEDE ALERTAR O INFORMAR?
Las categorías de individuos que pueden alertar o informar sobre infracciones son las siguientes:
- dependientes y colaboradores;
- voluntarios y becarios (con o sin remuneración);
- accionistas, personal administrativo, directivo, de control, de vigilancia o de representación, incluso de facto;
- trabajadores autónomos, consultores, profesionales independientes;
- trabajadores/colaboradores del proveedor de bienes, servicios u obras de la Empresa.
La persona informante puede acogerse a la protección prevista en esta normativa antes incluso de que comience la relación jurídica con la Empresa, es decir, si la comunicación de infracciones tiene lugar durante el proceso de selección o en otra fase precontractual, así como durante el periodo de prueba. De igual forma, podrá acogerse a la protección una vez terminada la relación jurídica con la empresa, siempre y cuando la infracción se haya reportado cuando esta estaba aún vigente.
Si bien las informaciones o alertas no están contempladas como tales en la Normativa Whistleblowing cuando se realizan de forma anónima, se procesarán igualmente siempre que incluyan datos suficientes y correctamente fundamentados para proceder a la comprobación de la infracción en cuestión.
En caso de que se identifique a la persona informante en un momento posterior del proceso y se cumplan los requisitos legales correspondientes, esta podrá acceder a las medidas de protección correspondientes frente a las represalias que haya podido sufrir.
¿SOBRE QUÉ SE PUEDE ALERTAR O INFORMAR?
Tal y como establece la Normativa Whistleblowing, es posible alertar o informar sobre comportamientos, actos u omisiones que menoscaben la integridad de la Empresa o el interés público y que se hayan advertido dentro del ámbito laboral, como los siguientes:
- irregularidades contempladas en el ámbito de aplicación de los actos jurídicos nacionales o de la Unión Europea, incluidas las leyes nacionales de aplicación de los actos de la Unión Europea relativas a los siguientes sectores (teniendo en cuenta el contexto y la actividad de la Empresa): seguridad y conformidad de los productos, protección del medio ambiente, salud pública, protección de los consumidores, protección de la vida privada y los datos personales, seguridad de las redes y los sistemas informáticos. Es posible consultar el anexo a la Normativa Whistleblowing en el que se indican las normas específicas para las que se aplica la regulación en el siguiente enlace: https://www.normattiva.it/uri-res/N2Ls?urn:nir:stato:decreto.legislativo:2023-03-10;24@originale;
- actos u omisiones que afecten a los intereses financieros de la Unión Europea;
- actos u omisiones relacionados con el mercado interno, incluidas las infracciones de la normativa de la Unión Europea en materia de competencia y subvenciones estatales, así como del impuesto de sociedades;
- actos o comportamientos que frustren el objeto o la finalidad de las disposiciones establecidas en los actos de la Unión Europea en relación con los sectores anteriormente indicados.
Quedan excluidas del ámbito de aplicación de la Normativa Whistleblowing las reclamaciones, reivindicaciones o solicitudes relacionadas con un interés personal del informante cuyo contenido esté exclusivamente vinculado a relaciones laborales individuales o con personas que ocupen un puesto jerárquicamente superior.
CONDICIONES PARA INFORMAR O ALERTAR
La persona que informa o alerta sobre una infracción se beneficiará de las medidas de protección previstas en la Normativa Whistleblowing siempre que se cumplan las siguientes condiciones:
- que en el momento de informar sobre una infracción disponga de motivos fundamentados para garantizar que dicha información sea verídica y esté incluida en la lista de irregularidades sobre las que se puede alertar;
- que la información o alerta se haya comunicado de acuerdo con alguna de las modalidades permitidas.
Estas condiciones son aplicables también en el caso de que se trate de una divulgación pública o una denuncia ante las autoridades judiciales y administrativas.
¿QUIÉN SE ENCARGA DE GESTIONAR LOS CANALES DE INFORMACIÓN INTERNOS?
La persona encargada de gestionar las informaciones o alertas sobre infracciones que se reciban a través de los canales internos mediante un proceso de recepción, análisis e investigación de los hechos denunciados y, por tanto, de llevar a cabo las comprobaciones oportunas, es Moti-f S.r.l., una entidad autónoma y con profesionales debidamente formados para estos fines designada por la Empresa.
¿QUÉ CANALES SE PUEDEN UTILIZAR PARA INFORMAR O ALERTAR SOBRE UNA INFRACCIÓN?
CANALES INTERNOS DE LA EMPRESA
La Empresa ha habilitado los siguientes canales internos para la comunicación de infracciones y actos ilegales como los anteriormente mencionados:
- Plataforma informática: un sistema informático específico al que se puede acceder a través del enlace https://lvr.secure-blowing.com. Una vez dentro, la persona informante debe cumplimentar los campos correspondientes y seguir las instrucciones especificadas para la comunicación de infracciones.
- Comunicación oral: se puede realizar a través del sistema de mensajería por voz presente en la plataforma.
- Reunión presencial: el destinatario del mensaje programará una reunión presencial, siempre que la persona informante así lo solicite a través de la plataforma informática.
CANAL EXTERNO DE LA AUTORIDAD NACIONAL ANTICORRUPCIÓN DE ITALIA (ANAC)
Además de los canales internos de la Empresa, y siempre y cuando se reúnan una serie de condiciones legales, es posible recurrir a las siguientes vías para comunicar las infracciones y los actos ilícitos contemplados en la Normativa Whistleblowing:
- El canal externo de la ANAC, de acuerdo con las modalidades propuestas por la Autoridad que aparecen detalladas en la página web https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing, en cualquiera de los siguientes casos:
- si el canal de información interno no está activo o no cumple con los requisitos legales necesarios;
- si ya se ha informado a nivel interno, pero no se ha llevado un seguimiento del caso por parte de la Empresa;
- si la persona que informa dispone de motivos fundamentados suficientes para sostener que su aviso no se habría seguido de la forma oportuna de haberlo comunicado a través de los canales internos, o que podría acarrear una serie de represalias;
- si la persona que informa dispone de motivos fundamentados para sostener que la infracción puede representar un peligro claro o inminente para el interés público;
- Comunicación pública, es decir, a través de publicaciones en prensa, medios electrónicos u otros medios de difusión que permitan que la alerta llegue a un mayor número de personas, en los siguientes casos:
- si la persona que informa ha comunicado la alerta previamente a nivel interno y externo, o directamente externo, de acuerdo con las condiciones y modalidades previstas en la Normativa Whistleblowing y no ha recibido respuesta en los plazos establecidos acerca de las medidas previstas o adoptadas para llevar un seguimiento de la información recibida;
- si la persona que informa dispone de motivos fundamentados para sostener que la infracción puede representar un peligro claro o inminente para el interés público;
- si la persona que informa dispone de motivos fundamentados para sostener que la comunicación a través de canales externos puede acarrear riesgos de represalias o de falta de un correcto seguimiento debido a las circunstancias concretas del caso (pruebas que se puedan ocultar o destruir o sospecha fundada de que la persona que ha recibido la información pueda estar conspirando con el autor de la infracción).
TIPOS DE GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN O LAS ALERTAS RECIBIDAS
La persona encargada de gestionar la alerta recibida a través de los canales internos será responsable de lo siguiente:
- Avisar a la persona que ha dado el aviso de que la alerta se ha recibido correctamente durante los 7 días posteriores a la recepción;
- Mantener un buen nivel de comunicación con la persona que ha dado el aviso y, si fuera necesario, pedirle información adicional al respecto;
- Llevar un correcto seguimiento de las alertas recibidas y efectuar los trabajos de investigación necesarios, incluso con ayuda de personal interno o externo siempre que sea necesario y en estricto cumplimiento de las obligaciones de confidencialidad correspondientes;
- Ofrecer una respuesta a la persona que ha dado el aviso dentro de los 3 meses posteriores a la fecha en la que se notificó la recepción de la alerta (o, a falta de envío de dicha notificación, a la fecha correspondiente a 7 días después de la recepción) en la que se informe sobre el seguimiento de la información que se ha realizado o se pretende realizar (las acciones emprendidas para evaluar la existencia de los hechos señalados, el éxito de las labores de investigación y las posibles medidas adoptadas).
En lo que respecta a las alertas enviadas directamente a la ANAC a través del canal externo, es posible consultar las modalidades de gestión disponibles en la página web https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing.
PROTECCIÓN Y RESPONSABILIDADES
La Normativa Whistleblowing contempla, siempre que se cumplan determinadas condiciones, una serie de garantías y medidas de protección específicas para la persona informante (que en algunos casos se pueden ampliar a otros individuos concretos), así como de las responsabilidades asociadas a esta respecto a la comunicación de la alerta, la divulgación pública o la denuncia ante la autoridad judicial o administrativa correspondiente.
CONFIDENCIALIDAD
No se podrá revelar la identidad de la persona informante, ni cualquier elemento incluido en la información que pueda llevar directa o indirectamente a la identificación del sujeto, a ninguna persona más allá del encargado de gestionar el aviso, a menos que el emisor del mensaje haya otorgado previamente su consentimiento expreso para ello.
El derecho de confidencialidad se aplica también al «facilitador», es decir, a la persona física que presta asistencia al denunciante durante el proceso, que se encuentra en el mismo entorno laboral que este y cuya intervención en el caso debe permanecer reservada, así como a la identidad de las personas implicadas (al sujeto señalado) y de las personas que puedan aparecer mencionadas en la información, hasta el cierre de los procedimientos iniciados para gestionar el aviso y en las mismas condiciones que se ofrecen a la persona informante.
PROHIBICIÓN DE REPRESALIAS
Queda prohibido el despido, el cambio de tareas asociadas al puesto de trabajo, la adopción de medidas disciplinarias y cualquier otro tipo de comportamiento, acto u omisión, aunque se haya comunicado únicamente a modo de tentativa o amenaza, llevados a cabo por la Empresa a raíz de la información enviada, la denuncia ante la autoridad judicial o administrativa correspondiente o la divulgación pública y que pueda perjudicar de forma injusta a la persona que ha reportado la infracción.
La persona informante puede comunicar a la ANAC las represalias que considere haber sufrido.
Las medidas de protección frente a las posibles represalias contempladas en la Normativa Whistleblowing de la persona informante, de la persona que ha presentado una denuncia ante la autoridad judicial o administrativa correspondiente o de aquella que ha llevado a cabo una divulgación pública son aplicables también a las siguientes personas o entidades:
- al facilitador;
- a las personas que se encuentren en el mismo contexto laboral que el informante y que tengan un vínculo afectivo estable o de parentesco de hasta cuarto grado y a los compañeros que trabajen en el mismo entorno laboral y que mantengan una relación habitual con él;
- a las entidades para las que trabaje o que sean propiedad de la persona informante, así como a las entidades que operan en el mismo contexto laboral.
RESPONSABILIDADES
Las medidas de protección anteriormente mencionadas no se aplicarán cuando se verifique, incluso con una sentencia de primera instancia, la responsabilidad penal de la persona informante por delitos de difamación o calumnia asociados ya sea a la información transmitida por canales internos o a la denuncia presentada ante la autoridad judicial o administrativa, o bien por la responsabilidad civil en caso de que se determine la existencia de un caso de dolo o negligencia grave.
Si se diera alguna de estas circunstancias, la persona informante o denunciante podría recibir una sanción disciplinaria.
A menos que se realice de forma que constituya un delito, queda excluida la responsabilidad (incluso civil o administrativa) por adquirir o acceder a información relacionada con las infracciones comunicadas.
Asimismo, no se podrá sancionar de forma alguna a quienes desvelen o difundan información sobre los siguientes tipos de infracciones:
- aquellas amparadas por el deber de secreto que no tengan que ver con profesionales forenses o médicos;
- las relacionadas con la protección de los derechos de autor;
- las relacionadas con la protección de los datos personales;
- aquellas que menoscaben la reputación de la persona implicada
si en el momento de la comunicación, la denuncia o la divulgación se disponen de motivos fundamentados suficientes para sostener que la revelación o difusión de dicha información es necesaria para comprobar la infracción y siempre que la comunicación, la denuncia o la divulgación se hayan efectuado a través de alguna de las modalidades contempladas en la Normativa Whistleblowing.
No obstante, no queda excluida responsabilidad penal ni de cualquier otro tipo, incluidas las de naturaleza civil o administrativa, si se registran comportamientos, actos u omisiones por parte de la persona informante que no estén vinculados a la comunicación de la infracción, la denuncia ante la autoridad judicial o administrativa correspondiente o la divulgación pública, o que no sean estrictamente necesarios para comprobar la infracción.
PROTECCIÓN DE LOS DATOS PERSONALES
El tratamiento de los datos personales relacionados con la gestión de las alertas sobre infracciones correrá a cargo de la Empresa, que actuará en calidad de Titular del tratamiento, en pleno respecto de la normativa europea e italiana al respecto (Reglamento UE 2016/679, D. Lgs. n.º 196/2003 y sus posteriores modificaciones y D. Lgs. n.º 24/2023), a través de las medidas de protección pertinentes de los derechos y libertades de las partes interesadas.
El tratamiento de los datos incluidos en la comunicación de infracciones será responsabilidad del destinatario, que actuará como Responsable de los datos, de acuerdo a lo estipulado en el artículo 28 del RGPD y que, a su vez, podrá recurrir a personal interno o externo a la Empresa durante el desarrollo de las tareas de investigación, siempre y cuando se garantice el cumplimiento de las obligaciones legales de confidencialidad destinadas a proteger la identidad del informante (y, en su caso, del facilitador), de la persona señalada y de las personas que puedan aparecer mencionadas en el aviso de infracción.
No se recopilará ningún dato personal que no resulte claramente pertinente para el tratamiento de un aviso de infracción concreto. En caso de que se recopile de forma accidental, se cancelará inmediatamente. Tanto los avisos de infracción como la documentación asociada a ellos se conservarán durante el tiempo necesario para el tratamiento de cada uno de ellos, si bien dicho periodo no superará nunca los cinco años desde la fecha de comunicación de la conclusión exitosa del procedimiento, en pleno cumplimiento de las obligaciones en materia de privacidad.
Se precisa que los derechos de la persona interesada contemplados en los artículos 15 a 22 del RGPD no se podrán ejercer mediante la solicitud al Titular del tratamiento ni la reclamación conforme al artículo 77 del RGPD, siempre que exista la posibilidad de que el ejercicio de dichos derechos derive en un perjuicio efectivo y concreto de la confidencialidad de la identidad del informante que haya comunicado infracciones de las que se haya percatado a través de las relaciones laborales propias o de las funciones desempeñadas según lo dispuesto en el D. Lgs. n.º 24/2023 (art. 2 undecies del D. Lgs. n.º 196/2003). El ejercicio de esos mismos derechos podrá, en cualquier caso, verse retrasado, limitado o anulado, lo cual se comunicará a la persona interesada de inmediato y mediante un escrito en el que se justifiquen los motivos que han llevado a ello. En estos casos, los derechos de la persona interesada se podrán ejercer también a través de la autoridad de protección de datos correspondientes y de las modalidades contempladas en el artículo 160 del D. Lgs. n.º 196/2003.
